Como guardar tus archivos de diseño de forma organizada "infografía"

"La forma correcta de guardar nuestros archivos de diseño gráfico, requiere un orden jerárquico y de fragmentación del proyecto".

En algún punto de mi carrera como diseñador me vi envuelto en enredos y confusiones al momento de almacenar los archivos de diseños gráfico de clientes, provocando esto archivos duplicados, dificultad para identificar versiones, desorden en cambios realizados, etc., así que tuve que idear alguna manera de organizarme, la idea me vino de un programa editor de audio para la plataforma linux llamado arduor, que al crear una sesión de trabajo automáticamente te genera subcarpetas, siendo ésta la misma manera de trabajar en edición de audio, video, desarrollo web, entre otros.

La idea es crear una carpeta raíz y dentro de la misma generar subcarpetas llamadas subconceptos, separadas unas de otras por diversos criterios pero al que al mismo tiempo formen parte de un algo.

Esta idea se desenvuelve de manera muy similar en tres escenarios:

Despacho de Diseño.- Desarrollo y conceptualización.

Imprenta - Depto. de Diseño.- Recepción, revisión y preparación.

Departamento de Preprensa.- Salida a prensa (impresión).

Primer Paso: Tener 3 carpetas principales

Carpeta Raíz.- Es indispensable generar una carpeta raíz para concentrar todos tus archivos ahí, así tendrás la seguridad de saber que tienes todos tus diseños en un mismo lugar y no tener que andar buscando por todo tu equipo, además te evitará estar colocando archivos temporales en el escritorio que pone lento y afecta el desempeño tu querido equipo de cómputo y herramienta de trabajo.

Un tip es generar esta carpeta raíz por año para facilitar el respaldo por ciclos y así tengas un mejor control sobre las versiones de tus diseños.

Carpeta Cliente.- La mejor manera de controlar el contenido de cada cliente es genera su propia carpeta para cada uno, de esta manera en una búsqueda encontrarás todo lo relacionado al mismo. Un tip importante es nombrar la carpeta con el nombre de la marca comercial y no de la persona de contacto, del dueño o razón social, ya que a la larga conforme aumente tu cartera de clientes no ubicarás algunos nombres.

Carpeta Concepto o Producto.- Es conveniente agrupar tus diseños por concepto o producto, por ejemplo todas las tarjetas de presentación, folletos, volantes, hojas membretadas, dipticos, posters, etc..

Incluso puedes crear un producto temporal especial como campañas o eventos. También en caso de tener varias sucursales puedes generar una subcarpeta por localización dentro de cada producto o viceversa, producto dentro de localidad.

Segundo Paso: 4 ó 5 subcarpetas

Editable.- Aquí tendrás siempre solo la versión sobre la cual estas trabajando o mas actual, en caso de tener alguna versión anterior o que ya no está actualizada la podrás mover a la carpeta temporal para tener un respaldo en caso de un borrado o daño accidental.

Recursos.- Esta carpeta tiene una función utilitaria y es donde puedes poner las imágenes, textos (word), trazos sueltos, bases de inspiración, referencias, etc., que te envía el cliente.

VoBo.- Aquí vas a colocar las diferentes versiones que le envías al cliente, así podrás tener un archivo historial para en caso de alguna aclaración o consulta futura.

Print.- En definitiva aquí vas a poner exclusivamente el archivo preparado para imprenta, es importante quitar algunos niveles de edición como convertir a contornos o curvas, aplanar transparencias y rasterizar todos los efectos entre otros. Es muy importante colocar aquí sólo la versión final que se enviará irrefutablemente a impresión. Si por alguna razón generas este archivo varias veces siempre reemplazalo para que únicamente tengas el correcto final.

Temporal.- Algunas veces el cliente pide bastantes cambios aquí podrás ir colocando las versiones anteriores, es muy importante conservar las versiones anteriores como respaldo debido a la importancia de no perder el avance del proyecto hasta su entrega o término, además si llevas alguna bitácora de cambios el contenido de esta carpeta te servirá como soporte y consulta referenciada a cada modificación.

Este método tiene una cualidad fractal ya que siempre podrás generar más subcarpetas dentro de las carpetas principales, facilitandote la segmentación por categoría o jerarquía.

A fin de cuentas éste método no intenta ser restrictivo sino más bien brindar orientación, recuerda que la ventaja es que puedes adaptar la idea general a tus necesidades.

¿Tú qué opinas?, deja tus comentarios.

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